Bezpečná likvidace dat ve firmách: Skartovačky
Skartovačka papíru je nutností pro každou firmu, která se potřebuje bezpečně zbavit citlivých dat. Všechny osobní dokumenty, které vyžadují úschovu, by měly být uloženy na bezpečném místě, zatímco ty, které již nejsou potřeba, by měly být podrobeny skartaci. Staré dokumenty obsahující citlivé informace je nutné vymazat, aby se nedostaly do nepovolaných rukou. Nesprávná likvidace citlivých informací může později vést k problémům. Jsme tady pro vás, abychom vám pomohli s výběrem.
Jakou velikost skartovačky potřebujete?
Skartovací stroje se vyrábějí v různých velikostech a každý slouží k jinému účelu. Pro menší kancelář jsou vhodné osobní skartovačky určené pro 1-2 uživatele. Běžná kancelářská skartovačka je vhodná až pro 20 osob, ale pokud počítáte s pravidelnou skartací a více než 20 uživateli, stojí za zvážení velká kancelářská skartovačka.
Klíčovým faktorem při výběru skartovacího stroje je velikost koše. Skartovačky papíru mají obvykle integrovaný koš na shromažďování skartovaného papíru a jeho velikost určuje jeho kapacitu. Malý koš ve větší kanceláři rychle dosáhne svého limitu a bude nutné jej často vyprazdňovat. S velkým košem vyprazdňování tak často neřešíte, ale musíte počítat s tím, že vám velká skartovačka zabere podstatnou část prostoru.
Různé styly řezu
Při výběru skartovačky papíru je třeba zvážit různé styly řezu. Obvykle se vám vybaví představa skartovačky vytvářející dlouhé proužky papíru, tzv. skartovačky s proužkovým řezem, které jsou vhodné pro jen pro běžné použití.
Alternativně existují i jiné typy skartovaček, jako jsou skartovačky s křížovým nebo mikrořezem. Ve srovnání s proužkovým řezem poskytují vyšší bezpečnost tím, že redukují dokumenty na menší, složitější kousky. Díky tomu je po zničení dokumentů pro kohokoli výrazně obtížnější získat informace zpět. Skartovačky s křížovým řezem a mikrořezem se hodí do běžných kanceláří.
Různé úrovně zabezpečení - normy
V principu platí, že čím vyšší stupeň utajení skartovačka poskytuje, tím menší kousky vytváří při procesu skartování dokumentů. Existuje několik norem a vyhlášek, které specifikují, jaký stupeň utajení odpovídá jednotlivým velikostem proužků nebo částic. Mezi tyto normy patří DIN 32757 (definující 5 stupňů utajení), DIN 32757-1 (se stupni P-1, P-2, P-3, P-4, P-5 a P-6) a dvě vyhlášky Národního bezpečnostního úřadu.
Nové požadavky na utajení od 1. 1. 2023
Národní bezpečnostní úřad České republiky schválil novou vyhlášku, která přísnějšími certifikačními požadavky reguluje skartovací stroje. Stroje s příčným řezem splňují i normy ochrany osobních údajů dle GDPR. Vyberte si správný stroj s ohledem na stupnici NBÚ.
Veškeré informace jsou přehledně zobrazeny v následující tabulce:
| Úroveň utajení | Velikost částic | DIN 66399 | DIN 32757-1 | NBÚ (Vyhláška č. 339/1999 Sb.) | NBÚ (Vyhláška č. 528/2005 Sb.) | NBÚ (Vyhláška č. 13/2022 Sb.) |
| Obecné utajení |
Proužek do 12 mm |
P-1 |
1 |
|
|
|
| Interní utajení |
Proužek do 6 mm |
P-2 |
1 |
|
|
|
| Citlivá data |
Částice do 320 mm2 |
P-3 |
2 |
V – Vyhrazené |
1 |
|
| Vysoce citlivá data |
Částice do 160 mm2 |
P-4 |
3 |
D – Důvěrné |
2 |
NNI 1 Vyhrazené |
| Tajné |
Částice do 30 mm2 |
P-5 |
4 |
T – Tajné |
3 |
NNI 2 Důvěrné |
| Přísně tajné |
Částice do 10 mm2 |
P-6 |
5 |
PT – Přísně tajné |
4 |
NNI 3 Tajné |
| Nejvyšší utajení |
Částice do 5 mm2 |
P-7 |
|
|
|
NNI 4 Přísně tajné |
Skartovačky s proužkovým řezem poskytují stupně zabezpečení od 1 do 2 tím, že ničí dokumenty tak, aby je nebylo možné snadno přečíst. Nabízejí základní úroveň zabezpečení a jsou obecně vhodné pro osobní nebo domácí kancelářské použití, takže jsou ideální pro likvidaci obecných nebo interních firemních dokumentů.
Oproti tomu skartovačky s křížovým řezem řežou dokumenty proužky a následně je řežou i křížově, čímž poskytují bezpečnější variantu. Díky stupňům zabezpečení od 3 do 5 v závislosti na velikosti křížového řezu jsou tyto skartovačky univerzální a vhodné pro skartaci různých dokumentů, od citlivých až po tajná data.
Pro nejvyšší úroveň zabezpečení, zejména při práci s přísně tajnými dokumenty, je nezbytný skartovací stroj s mikrořezem. Skartovačky s mikrořezem rozmělní dokumenty na malé částečky, takže je téměř nemožné rekonstruovat původní dokument. Tyto pokročilé skartovačky nabízejí úroveň zabezpečení 6 až 7. Běžně se používají v prostředí, kde se pracuje s mimořádně citlivými informacemi, ale mohou je využít doma i ti, kteří hledají vysokou úroveň zabezpečení.
Značka
Nabízíme spolehlivé skartovačky od renomovaných značek, včetně Rexel, HSM, Leitz a Dahle. Projděte si naši nabídku:
Objem koše
Pravidelné vyprazdňování koše je nevyhnutelné, a proto nabízíme škálu od mini skartovaček s objemem 9 litrů až po ty s objemem 205 litrů.
Kapacita řezání
Kapacita řezání udává, kolik listů může skartovačka zpracovat najednou. Čím vyšší je tato kapacita, tím více práce může stroj odvést během dané doby. Při výběru skartovačky je však nutné dávat pozor na technické údaje poskytované výrobcem. Může se stát, že výrobce udává počet listů s gramáží 70 g/m2, přestože většina běžných papírů má gramáž 80 g/m2. Pro získání přesné informace je třeba uvedené číslo ze specifikací vynásobit číslem 0,875. Například fotopapír s gramáží 210 g/m2 by snížil doporučený počet stran na třetinu.
- Osobní skartovačky pro 1-2 uživatele – navrhovaná kapacita listů = 60
- Skartovačky pro malé kanceláře s až 10 uživateli – navrhovaná kapacita listů = 300
- Velké kancelářské skartovačky s více než 20 uživateli – navrhovaná kapacita listů = 600 a více
Typy vkládání
Můžete si také vybrat z různých typů vkládání – ručního a automatického.
Skartovačky s ručním podáváním jsou ideální pro použití doma nebo v malých kancelářích pro skartaci menšího množství dokumentů. Pokud potřebujete skartovat velké množství, pak pro vás skartovačka s ručním podáváním nemusí být tou nejlepší volbou, protože bude nepohodlná a neefektivní.
Skartovačka s automatickým podáváním má zásobník, do kterého můžete vložit velké množství dokumentů, které se pak po spuštění automaticky skartují. To je ideální pro velké kanceláře, protože je to rychlé a efektivní.
Rychlost řezání
Udává se běžně v metrech za minutu nebo v milimetrech za sekundu. Rychlost řezání ovlivňuje efektivitu skartovačky.
Hlučnost
Hlučnost je klíčová při velkých objemech skartování, zejména v otevřených kancelářích, kde by mohla rušit zaměstnance při práci.
Doba nepřetržité skartace
Některé stroje umožňují nepřetržitou skartaci, zatímco jiné mají omezený čas bez přestávky.
Speciální funkce
- Ochrana proti přeplnění papírem: Zabraňuje zaseknutí papíru.
- AntiJam: Pomáhá předejít zaseknutí papíru v mechanice.
- SafeSense: Technologie zvyšující bezpečnost při skartování, chrání před zachycením vlasů, částí oblečení, šperků a zvířecí srsti.
Jak udržovat skartovačku funkční
- Nikdy se nepokoušejte skartovat materiály, které nejsou určeny pro váš specifický typ nebo model skartovačky.
- Pravidelně vyprazdňujte odpadní nádobu, aby se zabránilo zachycení skartovaného papíru na řezných nožích.
- Neriskujte překročení řezné kapacity, aby nedošlo k nenávratnému poškození řezného mechanismu.
- Pravidelně olejujte skartovačku, abyste prodloužili životnost celého systému. Můžete také využít olejový papír, který snadno a rychle promazává systém skartovačky.
Na našem e-shopu nabízíme veliký výběr různých druhů skartovaček, které budou určitě vyhovovat vašim potřebám. Celou naši nabídku si můžete prohlédnout v kategorii Skartovačky. Všechny vámi vybrané produkty poskytujeme v rámci náhradního plnění.