Archivace a třídění
Kompletní sortiment pro archivaci a třídění dokumentů – pořadač na dokumenty A4 pákový (Leitz, Esselte, Donau, Q-Connect, Emba, Karton P+P) a kroužkový pořadač (Leitz, Durable), archivační krabice na šanony (Emba, Esselte, R-kive, Leitz), euroobaly A4 a zakládací obaly L v balení 100 ks (Q-Connect, Donau), rychlovazače závěsné plastové i papírové (Esselte, Donau), desky na dokumenty papírové a plastové s gumičkou (Q-Connect), závěsný systém (závěsné desky a závěsné šanony Leitz, Esselte), plastové boxy a zásuvky Donau, knihy podpisové, třídicí a katalogové a plastové euroobaly se zipem. Leitz, Esselte, Donau, Q-Connect, Emba, Karton P+P, Durable, Snopake, Verde. B2B e-shop – náhradní plnění zdarma.
#SHOWMORE#
- Pořadač na dokumenty – pákový a kroužkový – pákový pořadač A4 je absolutní základ každé kanceláře. Kartonové pořadače Emba (8 cm) a Q-Connect Hero jsou ekonomická volba pro standardní kancelářský archiv; prémiové pořadače Leitz a Esselte No.1 nabízejí pevnější mechaniku a delší životnost při každodenním intenzivním použití. Pořadač Donau Master (7 cm, 12 barev) je oblíbená volba pro barevné kódování projektů a oddělení. Kroužkový pořadač Leitz (2 nebo 4 kroužky, A4 i A5) se hodí tam, kde se dokumenty přidávají a vyjímají průběžně.
- Archivační krabice – archivační krabice na šanony Emba a Esselte pro uložení pákových pořadačů do archivu; archivační krabice A4 s víkem Leitz a R-kive pro volné dokumenty, faktury a smlouvy; pevná kartonová konstrukce chrání obsah před prachem a mechanickým poškozením. Vhodné pro skříňové archivy i stohování v regálech.
- Euroobaly a zakládací obaly – euroobaly U Q-Connect A4 (100 ks, lesklé; různé tloušťky) jsou standard pro vkládání dokumentů do pořadače; zakládací obaly L Donau (180 mic, různé barvy) pro dokumenty, které se z pořadače pravidelně vyjímají. Donau euroobaly s rozšířenou kapacitou A4+ pro silnější svazky dokumentů.
- Rychlovazače – závěsný rychlovazač Esselte VIVIDA a Donau plastový (různé barvy) pro jednoduché a rychlé zakládání dokumentů bez nutnosti děrování; papírový rychlovazač pro jednorázové použití při odesílání dokumentů; vhodné pro HR, účetnictví a právní oddělení.
- Desky na dokumenty – papírové desky se třemi chlopněmi A4 (hnědé) pro odesílání a krátkodobé uložení; plastové desky A4 s gumičkou Q-Connect (transparentní, různé barvy) pro přepravu a prezentaci dokumentů; kartonové desky pro nabídky a smlouvy předávané klientům.
- Závěsný systém – závěsné desky Leitz a Esselte pro šuplíkové závěsné skříně; závěsné šanony pro větší objemy dokumentů v závěsném archivu; ideální pro účetnictví, HR a právní dokumentaci s nutností rychlého přístupu.
- Plastové boxy a zásuvky – plastové zásuvky Donau A4 (různé barvy) pro třídění dokumentů na stole nebo v regálu; plastové boxy Snopake a HAN pro kancelářské třídění příchozí a odchozí pošty a projektové dokumentace.
- Zipové obálky – plastové zipové obálky A4, A5 a A6 pro bezpečné uložení dokladů, smluv a cenných dokumentů; průhledné provedení pro okamžitou identifikaci obsahu bez vyjmutí.
- Knihy podpisové, třídicí, katalogové – podpisové knihy pro oběh dokumentů ke schválení; třídicí knihy A4 (A–Z nebo 1–31) pro třídění příchozí pošty a dokumentů; katalogové knihy pro vzorkovníky a prezentační materiály.
Potřebujete vybavit firemní archiv nebo sjednotit systém třídění dokumentů? Napište na eshop@optimia.cz nebo zavolejte na +420 412 154 040. Viz také skartovačky a kancelářské potřeby.
Řazení produktů
Výpis produktů
Jak správně archivovat firemní dokumenty
Správně nastavený archivační systém šetří čas při každém hledání dokumentu a chrání firmu při kontrolách a auditech. Základ tvoří kombinace pořadače na aktivní dokumenty a archivační krabice pro dokumenty po skončení účetního nebo daňového roku.
Pořadač na dokumenty – pákový nebo kroužkový?
Pákový pořadač A4 je vhodný pro dokumenty, které se zakládají průběžně a přistupuje se k nim pravidelně – faktury, smlouvy, korespondence. Šíře hřbetu 5 cm (cca 500 listů) je standardní pro měsíční nebo čtvrtletní svazky; 7–8 cm pro roční svazky. Kroužkový pořadač se hodí pro dokumenty, které se přeskládávají nebo doplňují ve specifickém pořadí – ceny, katalogy, projektová dokumentace. Prémiové modely Leitz 180° se otevírají na rovinu a usnadňují kopírování i psaní do pořadače.
Archivační krabice – kdy a jak?
Po uzavření účetního roku se aktivní pořadače přesouvají do archivačních krabic. Archivační krabice na šanony Emba a Esselte jsou dimenzované přesně na pákové pořadače A4; krabice s víkem Leitz jsou vhodné pro volné dokumenty a faktury. Každou krabici opatřete viditelným štítkem s obsahem a rokem – při kontrole nebo prodeji firmy to ušetří hodiny práce.
Zákonné lhůty pro archivaci dokumentů
Česká legislativa stanovuje minimální doby uchování pro různé typy dokumentů. Účetní záznamy a účetní závěrky je nutné uchovávat 10 let od konce účetního období. Daňové doklady (faktury, příjmové doklady) se archivují 10 let od konce zdaňovacího období. Mzdové listy a evidenční listy důchodového pojištění se uchovávají 30 let. Pracovní smlouvy a dokumenty BOZP po dobu 10 let od skončení pracovního poměru. Dokumenty s osobními údaji podléhají navíc pravidlům GDPR – po uplynutí zákonné lhůty je nutné je bezpečně zlikvidovat, ideálně skartovačkou s křížovým řezem P4. Přehled zákonných lhůt a doporučení pro správné nastavení archivu najdete v našem průvodci archivací firemních dokumentů.
Náhradní plnění a archivační materiál
Každý nákup pořadačů, archivačních krabic nebo euroobalů u OPTIMIA splní vaši zákonnou povinnost – náhradní plnění zdarma podle § 81 zákona č. 435/2004 Sb. o zaměstnanosti, bez příplatku. Kontaktujte nás na eshop@optimia.cz nebo na +420 412 154 040.