Průvodce archivací firemních dokumentů: Znáte zákon a lhůty?

Archivace dokumentů je klíčová pro podniky všech velikostí, nejen z hlediska splnění právních norem, ale i jako záruka ochrany firemní historie, zajištění kontinuity podnikání a poskytování podkladů pro informované rozhodování. Pro firmy hledající efektivní a zároveň výhodné řešení pro archivaci, nabízí náš e-shop OPTIMIA široký sortiment produktů určených k archivaci, které jsou dostupné s náhradním plněním. Tato unikátní možnost činí naše produkty obzvláště atraktivní pro podniky, jelikož využitím náhradního plnění mohou firmy efektivně plnit své sociální a právní závazky.  V tomto článku se podíváme na klíčové aspekty, které by měly být při archivaci dokumentů vzaty v úvahu, včetně zákonných povinností, metod archivace, archivačních lhůt a praktických tipů pro efektivní uchování dokumentů.

Kdo musí archivovat dokumenty?

Zákon stanovuje několik subjektů, které jsou povinny archivovat dokumenty:

• Zaměstnavatelé musí vést a uchovávat záznamy o svých zaměstnancích.
• Účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví.
• Plátci DPH mají povinnost archivovat všechny doklady sloužící pro stanovení daně.
• Podnikatelé vedoucí daňovou evidenci by měli archivovat faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy a další.

Archivační lhůty podle typu dokumentu

Archivační lhůty se liší v závislosti na typu dokumentu a jeho účelu:

Účetní záznamy a daňové doklady

5 let: Tato lhůta se vztahuje na účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh a další dokumenty, které jsou nezbytné pro doložení formy vedení účetnictví.

10 let: Pro účetní závěrku, výroční zprávu a daňové doklady rozhodné pro stanovení daně z přidané hodnoty je stanovena desetiletá lhůta.

Doklady vyplývající z pozice zaměstnavatele

3 roky: Pro stejnopisy evidenčních listů.

6 let: Seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady u obchodní společnosti.

10 let: Mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu.

45 let: Mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění. Tato lhůta byla aktualizována z původních 30 let s účinností od 1. 1. 2023.

Archiválie (dokumenty k trvalému uchování)

Tato kategorie zahrnuje dokumenty, které se nelikvidují a jsou zákonem o archivnictví a spisové službě určené k trvalému uchování. Patří sem dokumenty o vzniku a zániku podnikatelského subjektu, o řízení společnosti, o majetku podnikatelského subjektu a další. Tyto dokumenty je nutné případně uložit v archivu jako tzv. archiválie.

Důležitost dodržování archivačních lhůt

Správné dodržování archivačních lhůt je nezbytné nejen pro splnění zákonných požadavků, ale také pro ochranu práv firmy a možnost obrany v případných právních sporech. Dávejte si na to pozor, protože nedodržení těchto lhůt může vést k různým sankcím, včetně pokut nebo komplikací při daňových kontrolách. Firmy a podnikatelé by měli mít jasno v tom, jaké dokumenty mají v archivu, jak dlouho je musí uchovávat a kdy je mohou bezpečně zlikvidovat.

Formy archivace

Dokumenty lze archivovat v tištěné, elektronické nebo smíšené formě. Pro elektronickou archivaci je důležité dodržet zásady zajišťující věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu a čitelnost, například pomocí elektronického podpisu a časového razítka. Doporučený formát pro dlouhodobé uchování je PDF/A.

• Fyzická archivace může zahrnovat použití archivačních boxů, pořadačů a štítků pro snadné rozřazení a identifikaci.
• Elektronická archivace vyžaduje kvalitní skenery a spolehlivé úložiště, aby dokumenty byly bezpečně uloženy a snadno přístupné.

Metody likvidace dokumentů po uplynutí archivační doby

Po skončení doby, po kterou je nutné dokumenty uchovávat, přichází na řadu jejich bezpečná likvidace. Skartace se jeví jako nejefektivnější a nejbezpečnější metoda, jak se dokumentů zbavit, a zároveň eliminovat možnost úniku důvěrných informací. U dokumentů s předepsanou dobu uchování zákony není vyžadováno zvláštní povolení k jejich skartaci. Pokud však dojde k předčasné likvidaci, může to být považováno za porušení předpisů s možnými finančními sankcemi ze strany finančního úřadu. Pro tipy ke skartaci a k výběru vhodné skartovačky se můžete podívat na náš článek o tom, jak skartovat dokumenty.

Efektivní uchování dokumentů

Klíčem k úspěšné archivaci je nejen zajištění bezpečnosti a dodržení zákonných požadavků, ale také praktičnost a přehlednost systému, který umožní rychlý a snadný přístup k potřebným dokumentům, kdykoli je to nutné. Ideálním řešením je systematické uspořádání dokumentů do označených složek nebo archivačních boxů podle doby jejich uchování. Na každé úložné jednotce by měly být jasně uvedeny informace o obsahu, období, které dokumenty pokrývají, a datum, dokdy je třeba je uchovávat. Toto uspořádání výrazně usnadňuje správu dokumentů a pomáhá předejít zbytečnému prohledávání a třídění, když archivační doba vyprší.

Pro podporu efektivní archivace nabízíme v našem e-shopu široký výběr archivačních pomůcek. Všechny produkty na e-shopu OPTIMIA nakupujete v rámci náhradního plnění, což představuje značnou výhodu pro vaše podnikání. Mezi naše produkty patří různé typy archivačních boxů a krabic nebo praktické archivační spony, které umožňují efektivně seskupit dokumenty a zjednodušit tak jejich prohlížení. Využití těchto nástrojů a pomůcek přispívá k lepší organizaci a zabezpečení vašich firemních dokumentů, což je základem pro jejich správnou archivaci a ochranu. Nakupování u nás tak přináší nejen praktické výhody v podobě kvalitních archivačních řešení, ale také finanční benefity spojené s náhradním plněním.