Archivace firemních dokumentů: Znáte zákon a lhůty?
Možná to znáte – šanony se vrší na stole, složky přetékají dokumenty a vy tápete, co vlastně můžete vyhodit a co musíte povinně skladovat. Archivace firemních dokumentů je pro mnoho podnikatelů noční můrou, přitom jde o zásadní součást podnikání. Nejde jen o splnění zákonných povinností – správně vedený archiv chrání historii vaší firmy, zajišťuje kontinuitu podnikání a poskytuje cenné podklady pro důležitá rozhodnutí.
Kdo musí dokumenty archivovat?
Archivační povinnost se týká prakticky každého podnikatele. Povinnost archivovat dokumenty mají zejména:
- Zaměstnavatelé – veškerá personální dokumentace
- Účetní jednotky – účetní záznamy a doklady
- Plátci DPH – daňové doklady
- Podnikatelé s daňovou evidencí – faktury, pokladní doklady a bankovní výpisy
Zákonné lhůty pro archivaci
V oblasti účetních a daňových dokladů platí několik základních lhůt. Pojďme si je přehledně rozdělit.
5 let musíte uchovávat:
- Běžné účetní doklady
- Účetní knihy
- Odpisové plány
- Inventurní soupisy
- Účtový rozvrh
10 let je povinná archivace pro:
- Účetní závěrky
- Výroční zprávy
- Daňové doklady k DPH
Personální dokumentace vyžaduje zvláštní pozornost. Od začátku roku 2023 došlo k významné změně – lhůta pro archivaci mzdových listů se prodloužila z původních 30 na současných 45 let. Přehled lhůt pro personální dokumenty:
Dokumenty týkající se zaměstnanců
- 3 roky: Stejnopisy evidenčních listů
- 6 let: Seznam společníků a členů statutárního orgánu
- 10 let: Mzdové listy pro poživatele starobního důchodu
- 45 let: Mzdové listy a záznamy pro důchodové pojištění
Archiválie (trvalé uchování)
Archiválie jsou zvláštní kategorií, jsou to dokumenty určené k trvalému uchování, patří mezi ně:
- Dokumenty o vzniku a zániku firmy
- Zakladatelské listiny a stanovy
- Protokoly z jednání statutárních orgánů
- Zápisy z valných hromad
- Mimořádné inventarizace majetku
- Smlouvy o převodu vlastnického práva
Jak na praktickou archivaci v každodenním provozu
Při fyzické archivaci je klíčové správné uspořádání dokumentů. Základní vybavení pro efektivní archivaci zahrnuje:
Pořadače
- Různé formáty podle velikosti dokumentů
- Pákový mechanismus pro snadný přístup
- Různé šířky hřbetu podle objemu
Archivační systémy
- Plastové nebo papírové archivační boxy
- Krabice přizpůsobené velikosti šanonů
- Stohovatelné systémy pro úsporu místa
Organizační pomůcky
- Štítky s popisem obsahu
- Prospektové obaly, euroobaly
- Archivační spony pro související dokumenty
Požadavky na elektronickou archivaci
Elektronická archivace získává v posledních letech na popularitě. Pro její správné fungování musíte zajistit tři hlavní podmínky:
Věrohodnost původu
- Ověřovací metadata
- Prokazatelná totožnost vystavitele
Neporušitelnost obsahu
- Elektronický podpis
- Časové razítko
- Systém EDI
Trvalá čitelnost
- Formát PDF/A
- Zálohovací systémy
- Pravidelná kontrola přístupnosti
Tipy pro efektivní správu dokumentů
Pro úspěšnou archivaci doporučujeme:
- Vytvořit interní směrnici pro práci s dokumenty
- Systematicky třídit dokumenty podle typu a doby archivace
- Pravidelně kontrolovat a aktualizovat archivační systém
- Školit zaměstnance v oblasti správy dokumentů
- Investovat do kvalitního archivačního vybavení
Všechny pomůcky k archivaci v rámci náhradního plnění
V našem e-shopu OPTIMIA najdete vše potřebné pro profesionální archivaci dokumentů. Nabízíme kompletní sortiment archivačních potřeb nejvyšší kvality, a to vše v režimu náhradního plnění bez příplatku. To znamená, že získáte kvalitní zboží a k tomu i odborné poradenství při výběru toho nejvhodnějšího řešení pro vaši firmu.
Správná archivace dokumentů je základem zdravého fungování firmy. I když může zpočátku působit jako složitý úkol, se správným přístupem a vybavením ji zvládnete bez větších obtíží. V OPTIMII jsme připraveni vám s tím pomoci – navštivte náš e-shop a vybavte svou firmu vším potřebným pro bezpečnou a efektivní archivaci.