Pořadače na dokumenty: Vyberte správný typ pro vaši kancelář

Kolikrát už jste zoufale hledali jednu konkrétní smlouvu nebo důležitou fakturu v hromadě papírů, které se válely všude možně? Všichni občas potřebujeme udělat pořádek v tištěných dokumentech – a právě tady přicházejí na scénu pořadače (často jim říkáme i šanony, ale o tom až později). Ať už jste malá nebo velká firma, s dobře zvoleným pořadačem můžete ušetřit čas, nervy i místo v policích. 

V tomto článku si povíme, jaké existují typy kancelářských pořadačů, na co se při jejich výběru zaměřit, a proč se vyplatí mít papírovou dokumentaci hezky pod kontrolou. Uvidíte, že pořadače na papíry můžou být skvělým pomocníkem, který vám v kanceláři pomůže s organizací i přehledností. 

Proč se vyplatí investovat do správného pořadače na papíry 

V každé firmě se točí spousta dokumentů – faktury, smlouvy, účtenky, projekty, různé formuláře a interní dokumenty. Pokud nejsou dobře organizované, může se stát, že někoho necháte zbytečně hledat potřebný papír celou věčnost. Správně vybraný pořadač na dokumenty nebo šanon vám usnadní život hned v několika směrech: 

• Rychlost a přehled: Když víte, ve kterém šanonu se dokument nachází, najdete ho během chvilky. To ocení každý, kdo pracuje s větším množstvím papírů. 
• Ochrana dokumentů: Ať už je to papírový šanon nebo plastový šanon, vždy chrání obsah před pomačkáním, znečištěním nebo ztrátou. 
• Profesionální dojem: Kancelář, kde je vše uklizené a označené, vysílá jasný signál, že máte pořádek nejen v dokumentech, ale i v podnikání. 
• Snadná archivace: Jestli potřebujete zakládat faktury za každý měsíc či rok, pákový pořadač nebo pořadač 4kroužkový vám to usnadní. Stačí uložit do police a máte jasno, kde hledat. 

Možná si říkáte, že pořadač jako pořadač, ale ve skutečnosti existuje celá řada typů, z nichž každý se hodí pro něco jiného.  

Pákový pořadač – klasika do každé kanceláře 

Když se řekne “šanon”, spousta lidí si představí právě pákový pořadač. Ten má v sobě kovový mechanismus se dvěma trny a pákou, která umožňuje rychlé otevření a uzavření. Díky ní snadno vložíte nebo vyjmete silnější svazek papírů na jeden zátah. Navíc vás většinou jistí i takzvaný stlačovač (kovová lišta), který drží papíry pevně u sebe. 

Proč si vybrat pákový pořadač? 

• Velká kapacita: Snadno pojme i stovky listů (často 300–500, podle šířky hřbetu). 

• Rychlé zakládání: Díky pákovému mechanismu přidáváte nebo odebíráte papíry během vteřin. 

• Ideální pro archivaci: Například roční účetnictví, smlouvy nebo dlouhodobé projekty. 

Setkáte se jak s pákovým pořadačem A4, tak i menším pákovým pořadačem A5 pro drobnější dokumenty. Pro opravdu velké objemy papírů existují modely se širším hřbetem (7–8 cm). Pokud potřebujete uchovat spousty dokumentů pohromadě a často je zakládáte, je pořadač pákový většinou sázka na jistotu. 

Kroužkový pořadač – pro rychlé listování 

Nechcete pracovat s objemnou pákou nebo nepotřebujete uložit obrovské množství listů? Pak jsou tu kroužkové pořadače, které drží papíry pomocí kruhových nebo D-tvarovaných kroužků. A hned si můžete vybrat, zda dáte přednost 2kroužkovému pořadači, nebo 4kroužkovému pořadači. 

• 2kroužkový pořadač: Má dva kroužky. Obvykle se hodí na menší svazky papírů (řekněme do 150–200 listů). Jeho hlavní výhodou je jednoduchost a nižší cena. 

• 4kroužkový pořadač: Čtyři kroužky drží dokumenty po celé délce, takže se papíry neprověšují a lépe drží tvar. Šanon 4kroužkový oceníte, pokud v něm budete často listovat (např. při prezentacích, školeních, nabídkách nebo katalozích).  

Kroužkové pořadače jsou skvělé pro každodenní práci a časté listování. Na druhou stranu pojmou méně papírů než pákové šanony. Pokud se rozhodujete, zda sáhnout po “páce”, nebo “kroužcích”, zvažte, kolik dokumentů potřebujete uskladnit a jak často s nimi budete pracovat. 

Dlouhodobá archivace pořadačů 

Firmy často řeší dlouhodobou archivaci, kde doklady potřebujete mít uložené třeba i několik let. K tomu nejlépe slouží archivační krabice na pořadače. Jsou skvělé pro dlouhodobé uložení většího objemu dokumentů a kartonové boxy na pořadače jsou navíc ekologická a cenově výhodná volba. 

Pokud víte, že papírů bude hodně, vyplatí se vybrat takový kancelářský pořadač, který se dobře popisuje (nejlépe s hřbetním štítkem) a hlavně pojme dost dokumentů. Šanon na dokumenty pak můžete jednoduše zařadit do archivu a kdykoli se k němu vrátit. 

Speciální pořadače s vychytávkami 

Ne každý šanon je jen tvrdá deska s mechanikou uvnitř. Na trhu najdete i vychytávky, které vám usnadní práci: 

• Pořadač s kapsou a okénkem: Takzvané prezentační pořadače, kde si do přední průhledné kapsy můžete dát vlastní titulní list, logo firmy nebo popis obsahu. Ideální pro reprezentativní materiály či nabídky. 
• Pořadač s kapsou na CD/DVD: Pokud kromě papírů potřebujete uložit i elektronická data (např. fotografie, zálohy, videa), hodí se pořadač s vestavěnou kapsičkou na disky.  
• Portfolio pořadače (reprezentativní desky): Některé šanony mají rozšířené “desky” s kapsami, úložným prostorem na vizitky nebo zipem po obvodu, takže slouží i jako praktická složka na meetingy a konference. 
• Extra široké pořadače: Pokud rádi používáte euroobaly, oceníte širší desky, díky kterým nevyčnívají žádné fólie ven. 

Pořadač nebo šanon – je v nich rozdíl? 

V kancelářském slangu se pořadač a šanon často používají jako synonyma. Původně se “šanonem” myslel hlavně pákový pořadač, ale dnes tento výraz běžně používáme i pro kroužkové či archivní desky. Ať už tedy v e-shopu hledáte pořadače na dokumenty, nebo šanony na papíry, ve výsledku jde o tutéž pomůcku určenou k uchovávání a organizaci důležitých listin. 

Na co si dát při výběru pozor 

Formát dokumentů: Nejčastěji potřebujete pořadač na dokumenty A4, ale někdy se hodí i menší A5, případně větší A3 (pro výkresy či plánky). 

Typ mechanismu: 

• Pákový pořadač – hodí se pro větší objemy, rychlé vkládání/vyjímání papírů. 
• 2kroužkový pořadač – jednodušší, postačí pro tenčí svazky dokumentů. 
• 4kroužkový pořadač – stabilnější držení papírů, ideální pro časté listování. 

Šířka hřbetu: Podle množství papírů. Užší hřbet (2–3 cm) stačí na prezentace, širší (7–8 cm) pojme i stovky listů. 

Materiál: Papírový šanon (karton) je cenově dostupný a ekologičtější, plastový šanon je odolnější a snadno se čistí. 

Další detaily: Chcete vyměnitelný štítek na hřbetu? Kapsu na vizitky? Přezku nebo gumičku pro bezpečné zavření? Všechny tyto drobnosti se můžou hodit. 

Výběr kancelářského pořadače nebo šanonu se možná zdá banální, ale jakmile se pustíte do organizace většího objemu dokumentů, rychle zjistíte, že není pořadač jako pořadač. Zvažte, co bude pro vaši firmu nejpraktičtější – pákový pořadač, pořadač 2kroužkový, pořadač 4kroužkový, nebo některý z archivačních boxů. Ať už se chystáte na archivaci starých účetních dokladů, nebo potřebujete reprezentativní šanon na důležité smlouvy, vždy se vám vyplatí zamyslet se nad správným typem i materiálem. 

Pomůcky k archivaci a třídění výhodně v náhradním plnění 

Pořadače na dokumenty sice nejsou ta nejzábavnější součást kanceláře, ale v praxi vám ušetří spoustu času a nervů. A když si je navíc označíte štítky, už nikdy nebudete tápat, kde jste dokumenty založili. Na e-shopu OPTIMIA lze všechny pořadače, stejně jako další kancelářské a archivační pomůcky, nakoupit v rámci náhradního plnění bez příplatku. Pro firmy je to nejen praktické, ale i finančně výhodné řešení legislativních povinností. Kromě pořadačů u nás najdete třeba i euroobaly, desky na dokumenty, závěsné systémy, plastové boxy nebo zipové obálky – zkrátka vše, co vám pomůže udržet pořádek ve vašich tištěných materiálech.