Více
    Registrace
    Domů / E-shop OPTIMIA - Rady a návody / Plánujete nový rok? Mějte rozpočet na kancelářské potřeby pod kontrolou

    Plánujete nový rok? Mějte rozpočet na kancelářské potřeby pod kontrolou

    Konec roku je ve firmách čas uzávěrek, plánů a rozpočtů na další období. Ideální chvíle zamyslet se i nad tím, kolik vlastně stojí kancelářské potřeby a jak tyto náklady lépe řídit v dalším roce.

    Kancelářské potřeby většinou neřešíme, dokud nedojdou. V jednu chvíli není v tiskárně papír, jindy zmizí poslední pořadač nebo chybí propisky a někdo musí narychlo objednávat, často dráž, než by bylo nutné. Přitom rozpočet na kancelářské potřeby je v každé firmě pravidelná a poměrně předvídatelná položka. Podívejme se, jak to jednoduše naplánovat, aby se další rok obešel bez zbytečného chaosu.

    Shrňte si uplynulý rok

    Začněte jednoduchým přehledem objednávek za posledních 12 měsíců. Stačí základní rozdělení:

    Nejde o to mít vše spočítané na korunu, ale mít jasno v tom, které kancelářské potřeby používáte nejčastěji, jaká je jejich roční spotřeba a kde leží hlavní část nákladů.

    Zohledněte sezónní špičky

    Spotřeba během roku kolísá. Typicky:

    • konec roku – více tisku, smluv, firemních dárků pro klienty
    • začátek roku – euroobaly, pořadače, archivační krabice
    • daňové období – tisk podkladů a přehledů
    • nástupy nových kolegů – základní výbava pracovního místa

    Když víte, kdy jsou náročnější měsíce, můžete s tím v rozpočtu rovnou počítat a nehasit situaci na poslední chvíli.

    Oddělte pravidelné a jednorázové nákupy

    Pomůže jednoduché rozdělení:

    Pravidelné položky tvoří stabilní základ rozpočtu. U jednorázových dává smysl plánovat je samostatně, třeba v souvislosti s archivací nebo stěhováním kanceláře.

    Co má smysl vzít do zásoby

    Nákup do zásoby se vyplatí u věcí, které:

    • neexpirují
    • mají stabilní spotřebu
    • nezabírají moc místa

    Typicky jde o papír do tiskárny, euroobaly, pořadače, samolepicí bločky, klasické propisky.

    Opatrní ale buďte u datovaných tiskovin, diářů, specifických tonerů nebo projektových materiálů. Tam hrozí, že se změní rok, tiskárna nebo proces a zbytek zůstane v regálu.

    Jak z toho udělat roční plán

    Z předchozích kroků už máte všechno potřebné:

    • průměrnou měsíční spotřebu hlavních kategorií
    • přehled sezónních špiček
    • seznam věcí, které je dobré držet skladem

    Na základě toho si určíte roční částku a rozdělíte ji do kategorií. Pomůže jednoduché interní pravidlo: co je „nutné“ (papír, pořadače, psací potřeby) a co je „nadstandard“ (prémiové zápisníky, designové doplňky). Usnadní to rozhodování ve chvíli, kdy se během roku objeví nový požadavek navíc.

    Využijte B2B spolupráci a rámcové smlouvy

    Pro firmy, které nakupují pravidelně, se vyplatí spolupráce s B2B dodavatelem. Přináší:

    • stabilní ceny po celý rok
    • množstevní slevy a balíčky
    • přehled objednávek a spotřeby
    • jednodušší schvalování a rozdělování nákladů

    Rámcová smlouva vám usnadní plánování rozpočtu. Místo řešení každé objednávky zvlášť máte jasné podmínky a jednoho partnera.

    Zapojte výhody náhradního plnění

    Pokud vaše firma zaměstnává více než 25 lidí, pravděpodobně řešíte i povinnost týkající se zaměstnávání osob se zdravotním postižením nebo využití náhradního plnění. Rozpočet na kancelářské potřeby je ideální oblast, kde to zapojit.

    Pokud nakupujete kancelářské potřeby na e-shopu OPTIMIA, můžete využít náhradní plnění výhodně a bez příplatku. Znamená to, že:

    • plníte zákonnou povinnost bez navýšení nákladů
    • využíváte běžný provozní rozpočet chytřeji
    • máte k dispozici podklady pro případnou kontrolu úřadů

    Když s náhradním plněním počítáte už při plánování rozpočtu, není to nouzové řešení na poslední chvíli, ale součást strategie.

    Začněte už teď

    Prosinec je ideální měsíc podívat se na spotřebu za uplynulý rok a nastavit rozumný plán na ten další. Udržíte náklady pod kontrolou, vyhnete se výpadkům a zároveň využijete výhody B2B spolupráce i náhradního plnění.

    Na e-shopu OPTIMIA najdete kompletní sortiment kancelářských potřeb, papírů, pořadačů, archivačních pomůcek i dalšího vybavení pro kanceláře. Vše můžete nakoupit výhodně v rámci náhradního plnění bez příplatku. Pokud chcete mít rozpočet na kancelářské potřeby pod kontrolou, rádi vám pomůžeme s výběrem i návrhem ročního plánu podle velikosti a typu vašeho provozu.